ما هي فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟ كيف يتم إصدارها؟ ما هي المتطلبات؟

ما هي ميزات فاتورة الأرشيف الإلكتروني، وهي خطوة مهمة للتحول الإلكتروني؟ ما هي متطلبات الانتقال إلى فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟ 

لقد أجبنا على جميع أسئلتك حول الأرشيف الإلكتروني في هذه المقالة.

ما هي فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

قبل الإجابة على ما هي فاتورة الأرشيف الإلكتروني، نحتاج إلى تعريف الفاتورة الإلكترونية باختصار. الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إنشاؤها ونقلها وإرسالها بالكامل في البيئة الرقمية. فاتورة الأرشيف الإلكتروني، من ناحية أخرى، هي تطبيق يتيح إصدار الفواتير الورقية التقليدية وتخزينها وعرضها في البيئة الرقمية. تسمح فاتورة الأرشيف الإلكتروني للفواتير التي يجب إصدارها وتخزينها وعرضها على الورق وفقًا للشروط الواردة في البلاغ العام رقم 433 لقانون الإجراءات الضريبية (VUK) بإصدارها في البيئة الإلكترونية، مع تخزين نسختها الثانية في البيئة الإلكترونية وعرضها عند الضرورة.

ما هي فاتورة الأرشيف الإلكتروني (التفاعلية)؟

فاتورة الأرشيف الإلكتروني (التفاعلية) هي نظام فواتير إلكتروني توفره مصلحة الإيرادات (GİB) ويمكن الوصول إليه من خلال مكتب الضرائب التفاعلي. يتيح هذا النظام للشركات التي ليست دافعي ضرائب الفاتورة الإلكترونية إصدار الفواتير باستخدام بوابة فاتورة الأرشيف الإلكتروني. حالياً، يجب على دافعي الضرائب إصدار فواتير بقيمة 3000 ليرة تركية وما فوق، ولكن من المتوقع إلغاء هذا الحد في عام 2026.

ما فائدة فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

فاتورة الأرشيف الإلكتروني تتيح إنشاء وتخزين وعرض الفواتير الورقية التقليدية في البيئة الرقمية. بفضل هذا النظام، يتم إصدار الفواتير في البيئة الإلكترونية، مما يقلل من استهلاك الورق ويسهل عملية التخزين ويخفض التكاليف.

كيفية الانتقال إلى فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

هناك ثلاث طرق مختلفة للانتقال إلى فاتورة الأرشيف الإلكتروني:

• التطبيق من خلال بوابة GİB: يتطلب إصدار الفواتير يدوياً ولديه قدرة معالجة محدودة.
• تكامل أنظمة المعلومات: مناسب للشركات الكبيرة التي لديها بنيتها التحتية البرمجية الخاصة.
• التطبيق من خلال المكاملين الخاصين: يوفر انتقالاً سريعاً وآمناً من خلال شركات المكاملين الخاصة المعتمدة.

أول شيء تحتاج إلى فعله للانتقال هو الحصول على ختم مالي (للأشخاص الاعتباريين) أو شهادة التوقيع الإلكتروني (للأشخاص الطبيعيين).
نقطة أخرى يجب ملاحظتها: في السنوات السابقة، كان من الإلزامي أن تكون مستخدم فاتورة إلكترونية لاستخدام فاتورة الأرشيف الإلكتروني. ومع ذلك، مع اللوائح الجديدة، يمكنك إصدار فاتورة الأرشيف الإلكتروني دون أن تكون مستخدم فاتورة إلكترونية.

تطبيق الأرشيف الإلكتروني من خلال المكاملين

التطبيق من خلال البرامج المتوافقة مثل Mikro Software يتيح التكامل السهل في نظام فاتورة الأرشيف الإلكتروني دون الحاجة إلى المعرفة التقنية. يوفر المكاملون الخاصون للشركات بنية تحتية لفاتورة الأرشيف الإلكتروني متوافقة مع GİB، مما يتيح إصدار الفواتير تلقائياً وأرشفتها.
تطبيق فاتورة الأرشيف الإلكتروني مع Mikro Software
Mikro Software، كمكامل خاص يسهل عمليات التحول الإلكتروني للشركات، يتيح لها إكمال تطبيقات فاتورة الأرشيف الإلكتروني بسرعة وأمان. الخدمات المتكاملة المعتمدة من GİB التي تقدمها Mikro Software تسهل تكيف الشركات مع نظام فاتورة الأرشيف الإلكتروني وإدارة فواتيرها في البيئة الإلكترونية.
عملية تطبيق فاتورة الأرشيف الإلكتروني مع Mikro Software

• الحصول على الختم المالي أو التوقيع الإلكتروني: الختم المالي مطلوب للأشخاص الاعتباريين، والختم المالي أو التوقيع الإلكتروني مطلوب للأشخاص الطبيعيين.
• التطبيق من خلال Mikro Software: يتم تطبيق فاتورة الأرشيف الإلكتروني المتوافقة مع GİB في إطار حلول التحول الإلكتروني لـ Mikro Software.

ما هي بوابة الأرشيف الإلكتروني؟ كيف يتم تسجيل الدخول؟

بوابة الأرشيف الإلكتروني هي خدمة تقدمها مصلحة الإيرادات (GİB) تتيح إجراء عمليات إصدار وتخزين فاتورة الأرشيف الإلكتروني في البيئة الإلكترونية. تتيح للشركات والأفراد الذين ليسوا دافعي ضرائب الفاتورة الإلكترونية إنشاء وتخزين فواتيرهم التي تزيد عن مبلغ معين رقمياً.

كيفية تسجيل الدخول إلى بوابة الأرشيف الإلكتروني؟

لتسجيل الدخول إلى بوابة الأرشيف الإلكتروني، يمكنك اتباع هذه الخطوات:

• انتقل إلى عنوان بوابة الأرشيف الإلكتروني لمصلحة الإيرادات.
• اختر إحدى طرق تسجيل الدخول. تسجيل الدخول برقم الهوية التركية وكلمة المرور: مناسب للمستخدمين الذين لديهم كلمة مرور الحكومة الإلكترونية. تسجيل الدخول بمعلومات مستخدم مكتب الضرائب التفاعلي: صالح لدافعي الضرائب المسجلين مسبقاً في نظام GİB. تسجيل الدخول بالتوقيع الإلكتروني أو الختم المالي: مطلوب للاستخدام المؤسسي.
• بعد تسجيل الدخول إلى النظام، يمكنك إجراء عمليات فاتورة الأرشيف الإلكتروني على النظام. يمكنك إنشاء فاتورة أرشيف إلكتروني جديدة، وعرض الفواتير التي تم إنشاؤها مسبقاً، وإجراء عمليات إلغاء واستعلام الفواتير.

ما هي المزايا التي يوفرها انتقال فاتورة الأرشيف الإلكتروني لعملك؟

فاتورة الأرشيف الإلكتروني توفر العديد من المزايا لعملك. بعض هذه المزايا هي:

• يقلل بشكل كبير من استخدام الورق. يقلل من تكاليف القرطاسية والمكتب.
• نظراً لأن فواتير الأرشيف الإلكتروني في شكل إلكتروني، فإنها لا تتطلب مساحة تخزين مادية.
• نظراً لأن الفواتير مخزنة رقمياً، يمكن الوصول إليها بسرعة وسهولة عند الحاجة. لا حاجة للتعامل مع أوقات البحث الطويلة للعثور على المستندات.
• مخزنة على منصات رقمية آمنة ويزيد من أمان البيانات للشركات. يتم القضاء على خطر فقدان الفواتير الورقية أو تلفها أو تعرضها للوصول غير المصرح به.
• يجعل عمليات إنشاء الفواتير وإرسالها والدفع والمحاسبة أكثر كفاءة.

كيف يمكنك تحسين إدارة بيانات عملك باستخدام فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

فاتورة الأرشيف الإلكتروني تقدم بعض الفرص لتحسين إدارة بيانات عملك:

• نظراً لأن فواتير الأرشيف الإلكتروني مخزنة رقمياً، تتخلص من مشاكل تخزين المستندات المادية ويمكنك تخزين مستنداتك بطريقة منظمة ويمكن الوصول إليها في البيئة الإلكترونية.
• القدرة على معالجة البيانات تلقائياً تسرع عمليات معالجة الفواتير وتقلل من الأخطاء البشرية.
• نظراً لأن فواتير الأرشيف الإلكتروني في أشكال رقمية، يمكنك تحليل البيانات وإنشاء التقارير.

كيف يمكنك رقمنة الشؤون المالية لعملك باستخدام فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

فاتورة الأرشيف الإلكتروني يمكن دمجها مع الأنظمة الرقمية الأخرى. على سبيل المثال، يمكن مزامنتها مع برامج المحاسبة، بحيث يمكن تسجيل بيانات الفاتورة مباشرة ويمكن أتمتة عمليات المحاسبة للشركة. هذا يقلل من الأخطاء، ويخفض تكاليف العمالة، ويضمن سلامة البيانات للتقارير والتحليل المالي.

ما هي ميزات فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

بعض ميزات فاتورة الأرشيف الإلكتروني هي:

• يتم تحديد تنسيق ومعيار الأرشيف الإلكتروني من قبل مصلحة الإيرادات (GİB).
• إذا كان مستخدم الفاتورة الإلكترونية هو أيضاً مستخدم الأرشيف الإلكتروني، فإنه يصدر فاتورة الأرشيف الإلكتروني لأولئك غير دافعي ضرائب الفاتورة الإلكترونية.
• يتم إصدارها في البيئة الرقمية وتخزينها في البيئة الرقمية.

التزام الأرشيف الإلكتروني: من يجب أن ينتقل إلى الأرشيف الإلكتروني في عام 2025؟

مصلحة الإيرادات (GİB) توسع التزامات الفاتورة الإلكترونية وفاتورة الأرشيف الإلكتروني لتسريع التحول الرقمي وجعل العمليات الضريبية أكثر شفافية. اعتباراً من عام 2025، ستكون الشركات التي تستوفي معايير معينة ملزمة بالانتقال إلى نظام الأرشيف الإلكتروني.
التفاصيل الأخرى المتعلقة بالتزام انتقال فاتورة الأرشيف الإلكتروني هي كما يلي:

• يتم إصدار فاتورة الأرشيف الإلكتروني للمشتريات التي تتجاوز حد إصدار الفاتورة البالغ 9,900، بغض النظر عن المسؤولية الضريبية.
• الشركات التي انتقلت إلى أنظمة الأرشيف الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية وتستخدم الدفتر الإلكتروني يجب أن تصدر فواتير الأرشيف الإلكتروني.
• يجب على الشركات التي لديها إيرادات مبيعات إجمالية تبلغ 3 ملايين ليرة تركية وما فوق في عام 2024 أو فترات المحاسبة اللاحقة الانتقال إلى أنظمة الفاتورة الإلكترونية وفاتورة الأرشيف الإلكتروني بحلول 1 يوليو 2025.

دافعو الضرائب الذين ليسوا مدرجين في نظام الفاتورة الإلكترونية وفاتورة الأرشيف الإلكتروني يجب أن يصدروا فواتير تتجاوز مبلغ معين كفاتورة أرشيف إلكتروني اعتباراً من 1 يناير 2025:

• للفواتير الصادرة لدافعي الضرائب، 3,000 ليرة تركية وما فوق،
• للفواتير الصادرة لغير دافعي الضرائب، يجب إصدار فواتير بقيمة 5,000 ليرة تركية وما فوق كأرشيف إلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك، اعتباراً من 1 يناير 2026، يجب إصدار جميع الفواتير كفاتورة أرشيف إلكتروني بغض النظر عن هذا المبلغ.

الالتزامات القائمة على القطاع

يوجد التزام بفاتورة الأرشيف الإلكتروني لدافعي الضرائب الذين يعملون في قطاعات معينة بغض النظر عن حد إيرادات المبيعات الإجمالية:

• مشغلو التجارة الإلكترونية: الشركات التي تبيع السلع والخدمات من خلال مواقعها الإلكترونية أو المنصات الخاصة وتصل إلى إيرادات مبيعات إجمالية تبلغ 500 ألف ليرة تركية وما فوق.
• أولئك الذين يعملون في قطاع العقارات والمركبات الآلية: الشركات التي تقوم بعمليات البناء أو التصنيع أو الشراء أو البيع أو الإيجار ولديها إيرادات مبيعات إجمالية تبلغ 500 ألف ليرة تركية وما فوق.
• أولئك الذين يعملون في قطاع الإقامة: جميع شركات الفنادق التي تعمل بشهادات استثمار أو تشغيل من وزارة الثقافة والسياحة أو البلديات.

ما هي الاختلافات بين فاتورة الأرشيف الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية؟

فاتورة الأرشيف الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية كلاهما فواتير صادرة في البيئة الإلكترونية، ولكن هناك بعض الاختلافات الأساسية بينهما:

• الفاتورة الإلكترونية يمكن إصدارها فقط بين دافعي ضرائب الفاتورة الإلكترونية ويتم نقلها إلى المشتري من خلال GİB.
• فاتورة الأرشيف الإلكتروني يمكن أيضاً إصدارها للأفراد أو الشركات غير دافعي الضرائب غير المسجلين في نظام الفاتورة الإلكترونية.
• الفاتورة الإلكترونية تنطبق على الشركات الخاضعة للالتزام، بينما فاتورة الأرشيف الإلكتروني تستخدمها دافعي الضرائب الذين يتجاوزون حدود معينة للدوران والمعاملات.
• الفاتورة الإلكترونية مخزنة داخل نظام GİB، بينما فاتورة الأرشيف الإلكتروني مخزنة في نظام الشركة الخاص أو مع مكامل خاص.

كيفية عرض فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

يمكن عرض فاتورة الأرشيف الإلكتروني من خلال منصات مختلفة:

• يمكنك عرض فواتيرك عن طريق تسجيل الدخول إلى عنوان بوابة الأرشيف GİB.
• إذا كنت تستخدم خدمة مكامل خاص، يمكنك الوصول إلى فواتيرك من خلال المنصة ذات الصلة.
• يمكن إرسال فاتورة الأرشيف الإلكتروني إلى عنوان بريد المشتري الإلكتروني بتنسيق PDF وعرضها.
• الشركات التي لديها تكامل محاسبي يمكنها عرض فواتيرها من أنظمتها الخاصة.

كيفية استعلام فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

يمكن إجراء عملية استعلام فاتورة الأرشيف الإلكتروني من خلال البوابة الرسمية لـ GİB. يمكن للشركات الوصول إلى فواتيرها المسجلة في النظام باستخدام أرقامها الضريبية أو معلومات الفاتورة. يمكن أيضاً إجراء عملية الاستعلام بفضل التكامل المقدم من المكامل الخاص.

كيفية إرسال فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

يمكن إرسال فاتورة الأرشيف الإلكتروني بسهولة من خلال المكاملين الخاصين أو بوابة الأرشيف الإلكتروني GİB.
بعد أن تقوم الشركات بعمليات إصدار الفواتير، يمكنها نقل فواتيرها إلى عملائها عبر البريد الإلكتروني أو بتنسيق PDF في البيئة الإلكترونية.

إلى من يمكنني إرسال فاتورة الأرشيف الإلكتروني؟

يمكن إرسال فاتورة الأرشيف الإلكتروني إلى جميع العملاء الذين ليسوا دافعي ضرائب الفاتورة الإلكترونية. أي أنه يمكن إصدار فاتورة الأرشيف الإلكتروني للمستهلكين الأفراد والشركات غير المسجلة في نظام الفاتورة الإلكترونية.

كيفية إلغاء الأرشيف الإلكتروني؟

يمكن إلغاء فاتورة الأرشيف الإلكتروني من خلال بوابة الأرشيف الإلكتروني GİB أو المكاملين الخاصين. هناك قيود زمنية معينة لعملية الإلغاء. لإلغاء الفاتورة، يجب الوصول إلى اتفاق بين المشتري والبائع. يجب الإبلاغ عن الفواتير الملغاة من خلال النظام في الوقت المحدد.